Objet
La présente politique est établie par Absolute Agency SRL, dont le siège est situé Wielewaallaan 44, 1850 Grimbergen, inscrite sous le numéro BE0875813196 (ci-après « le responsable du traitement »).
Elle a pour objet d'informer les visiteurs du site web accessible à l'adresse https://www.absolute-agency.be/ (ci-après « le site ») de la manière dont les données sont collectées et traitées par le responsable du traitement.
Cette politique s'inscrit dans la volonté du responsable du traitement d'agir en toute transparence, dans le respect des dispositions nationales et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).
Le responsable du traitement accorde une attention particulière à la protection de la vie privée de ses utilisateurs et s'engage dès lors à prendre des précautions raisonnables pour protéger les données personnelles collectées contre la perte, le vol, la divulgation ou l'utilisation non autorisée.
Par « données personnelles », on entend les données à caractère personnel de l'utilisateur du site, soit toute information se rapportant à un utilisateur identifié ou identifiable.
Si l'utilisateur souhaite réagir à l'une des pratiques décrites ci-dessous, il peut contacter le responsable du traitement à l'adresse postale ou à l'adresse e-mail mentionnées dans la rubrique « Coordonnées » de la présente politique.
Quelles données traitons-nous ?
Le responsable du traitement collecte et traite les données personnelles suivantes, selon les modalités et principes décrits ci-dessous :
- son domaine (détecté automatiquement par le serveur du responsable du traitement), y compris l'adresse IP dynamique ;
- son adresse e-mail, si l'utilisateur l'a communiquée au préalable, par exemple en envoyant des messages ou des questions via le site, en communiquant avec le responsable du traitement par e-mail, en participant à des forums de discussion, en accédant à la partie réservée du site par identification, etc. ;
- toutes les informations concernant les pages consultées par l'utilisateur sur le site ;
- toute information que l'utilisateur a volontairement communiquée, par exemple dans le cadre d'enquêtes d'information et/ou d'inscriptions sur le site, ou en accédant à la partie réservée du site par identification.
Nous traitons en outre les données suivantes :
- adresse e-mail
- prénom
- nom
- message et demande
- CV et lettre de motivation
Le responsable du traitement peut également collecter des données non personnelles. Ces données sont dites non personnelles car elles ne permettent pas d'identifier directement ou indirectement une personne déterminée. Elles peuvent dès lors être utilisées à quelque fin que ce soit, par exemple pour améliorer le site, les produits et services proposés ou la publicité du responsable du traitement.
Si des données non personnelles sont combinées à des données personnelles, de sorte que l'identification des personnes concernées devient possible, ces données seront traitées comme des données personnelles jusqu'à ce qu'il soit rendu impossible de les relier à une personne déterminée.
Modes de collecte
Le responsable du traitement collecte les données personnelles de la manière suivante :
- formulaire de contact en ligne
- formulaire de candidature en ligne
- formulaire d'inscription à la newsletter en ligne
Finalités du traitement
Les données personnelles sont collectées et traitées uniquement aux fins mentionnées ci-dessous :
- assurer la gestion et le contrôle de l'exécution des services proposés ;
- l'envoi et le suivi des commandes et des factures ;
- l'envoi d'informations promotionnelles sur les produits et services du responsable du traitement ;
- l'envoi de matériel promotionnel ;
- répondre aux questions de l'utilisateur ;
- réaliser des statistiques ;
- améliorer la qualité du site et des produits et/ou services proposés par le responsable du traitement ;
- transmettre des informations sur les nouveaux produits et/ou services du responsable du traitement ;
- mener des actions de prospection commerciale ;
- permettre une meilleure identification des centres d'intérêt de l'utilisateur.
Nous collectons et traitons également des données aux fins suivantes :
- candidatures spontanées et réponses aux offres d'emploi.
Le responsable du traitement peut être amené à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus dans la présente politique. Dans ce cas, il contactera l'utilisateur avant de réutiliser ses données personnelles, afin de l'informer des modifications et de lui donner la possibilité, le cas échéant, de refuser cette réutilisation.
Intérêt légitime
Certains traitements de données reposent sur l'intérêt légitime du responsable du traitement. Cet intérêt légitime est proportionné au regard des droits des utilisateurs. Pour plus de détails sur les finalités des traitements fondés sur l'intérêt légitime du responsable du traitement, les utilisateurs peuvent le contacter directement (voir les coordonnées dans la présente politique).
Durée de conservation
De manière générale, le responsable du traitement ne conserve les données personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire aux finalités poursuivies, et conformément aux exigences légales et réglementaires.
Les données personnelles d'un client sont conservées au maximum 10 ans après la fin de la relation contractuelle entre le client et le responsable du traitement.
Des durées de conservation plus courtes s'appliquent à certaines catégories de données, telles que les données de trafic, qui ne sont conservées que 12 mois.
Au terme de la durée de conservation, le responsable du traitement met tout en œuvre pour que les données personnelles aient bien été rendues indisponibles et inaccessibles.
Exercice des droits
Pour l'ensemble des droits mentionnés ci-après, le responsable du traitement peut vérifier l'identité de l'utilisateur avant de faire droit à sa demande.
La demande d'informations complémentaires par le responsable du traitement doit intervenir dans un délai d'un mois à compter de la demande de l'utilisateur.
Droit d'accès et de copie
L'utilisateur peut obtenir gratuitement la communication écrite ou une copie des données personnelles le concernant qui ont été collectées par le responsable du traitement.
Le responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables, basés sur les coûts administratifs, pour toute copie supplémentaire demandée par l'utilisateur.
Lorsque l'utilisateur introduit sa demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d'usage courant, à moins que l'utilisateur ne demande qu'il en soit autrement.
La copie de ses données est communiquée à l'utilisateur au plus tard dans le mois suivant la réception de la demande, sauf disposition contraire du RGPD.
Droit de rectification
L'utilisateur peut obtenir gratuitement, dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois, la rectification de ses données personnelles inexactes, incomplètes ou non pertinentes, ainsi que les compléter si elles s'avèrent incomplètes.
Sauf disposition contraire du RGPD, cette demande est traitée dans le mois suivant son introduction.
Droit d'opposition au traitement
L'utilisateur peut à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, s'opposer gratuitement au traitement de ses données personnelles lorsque :
- le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
- le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel (notamment lorsque la personne concernée est un enfant).
Le responsable du traitement peut refuser de donner suite au droit d'opposition de l'utilisateur s'il démontre l'existence de motifs légitimes et impérieux justifiant le traitement, qui prévalent sur les intérêts ou les droits et libertés de l'utilisateur, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. En cas de litige, l'utilisateur peut introduire un recours conformément à la rubrique « Réclamations et plaintes » de la présente politique.
L'utilisateur peut à tout moment s'opposer, sans justification et gratuitement, au traitement des données personnelles le concernant lorsque ces données sont collectées à des fins de prospection commerciale (y compris le profilage).
Lorsque des données personnelles sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément au RGPD, l'utilisateur a le droit de s'opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement des données le concernant, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.
Le responsable du traitement est tenu de répondre à la demande de l'utilisateur dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois, et de motiver sa réponse s'il n'entend pas y donner suite, sauf disposition contraire du RGPD.
Droit à la limitation du traitement
L'utilisateur peut obtenir la limitation du traitement de ses données personnelles dans les cas suivants :
- lorsque l'utilisateur conteste l'exactitude d'une donnée, et uniquement pendant le temps nécessaire au responsable du traitement pour la vérifier ;
- lorsque le traitement est illicite et que l'utilisateur préfère la limitation du traitement à l'effacement des données ;
- lorsque, bien que ces données ne soient plus nécessaires aux finalités du traitement, l'utilisateur en a besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de ses droits en justice ;
- pendant le temps nécessaire à l'examen du bien-fondé d'une demande d'opposition introduite par l'utilisateur, autrement dit le temps pour le responsable du traitement de vérifier la mise en balance entre ses intérêts légitimes et ceux de l'utilisateur.
Le responsable du traitement informe l'utilisateur lorsque la limitation du traitement est levée.
Droit à l'effacement (droit à l'oubli)
L'utilisateur peut obtenir l'effacement des données personnelles le concernant lorsque l'un des motifs suivants s'applique :
- les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ;
- l'utilisateur a retiré son consentement au traitement de ses données et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement ;
- l'utilisateur s'oppose au traitement et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, et/ou l'utilisateur exerce son droit spécifique d'opposition en matière de marketing direct (y compris le profilage) ;
- les données personnelles ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
- les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale (prévue par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre) à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
- les données personnelles ont été collectées dans le cadre de l'offre de services de la société de l'information à des enfants.
L'effacement des données ne s'applique toutefois pas dans les 5 cas suivants :
- lorsque le traitement est nécessaire à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;
- lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'État membre auquel le responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
- lorsque le traitement est nécessaire pour des motifs de santé publique ;
- lorsque le traitement est nécessaire à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, et que le droit à l'effacement est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs de ce traitement ;
- lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Le responsable du traitement est tenu de répondre à la demande de l'utilisateur dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois, et de motiver sa réponse s'il n'entend pas y donner suite, sauf disposition contraire du RGPD.
Droit à la portabilité des données
L'utilisateur peut à tout moment demander à recevoir gratuitement ses données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, notamment en vue de les transmettre à un autre responsable du traitement, lorsque :
- le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés ; et
- le traitement est fondé sur le consentement de l'utilisateur ou sur un contrat conclu entre l'utilisateur et le responsable du traitement.
Dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités, l'utilisateur a le droit d'obtenir du responsable du traitement que les données personnelles le concernant soient transmises directement à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.
Le droit à la portabilité des données ne s'applique pas au traitement nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
Destinataires des données et communication à des tiers
Les destinataires des données collectées et traitées sont, outre le responsable du traitement lui-même, ses préposés ou autres sous-traitants, ainsi que ses partenaires commerciaux soigneusement sélectionnés, établis en Belgique ou dans l'Union européenne, qui collaborent avec le responsable du traitement dans le cadre de la commercialisation de produits ou de la prestation de services.
Si les données sont communiquées à des tiers à des fins de prospection commerciale, l'utilisateur en est préalablement informé afin de pouvoir accepter ou refuser ce transfert.
Ce transfert étant fondé sur le consentement de l'utilisateur, celui-ci peut retirer son consentement à tout moment pour cette finalité précise.
Le responsable du traitement respecte les dispositions légales et réglementaires en vigueur et veille en toutes circonstances à ce que ses partenaires, préposés, sous-traitants ou autres tiers ayant accès à ces données personnelles respectent la présente politique.
Le responsable du traitement se réserve le droit de communiquer les données personnelles de l'utilisateur lorsqu'une loi, une procédure judiciaire ou une décision d'une autorité publique rend cette communication nécessaire.
Aucune donnée personnelle n'est transférée en dehors de l'Union européenne.
Sécurité
Le responsable du traitement met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité du traitement et des données collectées adapté au risque, au regard des risques présentés par le traitement et de la nature des données à protéger. Il tient compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des utilisateurs.
Le responsable du traitement a mis en place des mesures de sécurité appropriées afin de protéger et d'éviter la perte, l'utilisation abusive ou l'altération des informations reçues sur le site.
En cas de violation de données personnelles, le responsable du traitement agit rapidement pour en identifier la cause et prendre les mesures appropriées pour y remédier.
Le responsable du traitement informe l'utilisateur de cette violation lorsque la loi l'y oblige.
Réclamations et plaintes
En cas de réclamation, il est conseillé à l'utilisateur de contacter directement le responsable du traitement.
L'utilisateur peut également introduire une plainte auprès de son autorité de contrôle nationale, dont les coordonnées figurent sur le site officiel de la Commission européenne : ec.europa.eu/newsroom/article29.
Une action peut en outre être introduite devant les juridictions nationales compétentes.
Délégué à la protection des données
Notre délégué à la protection des données (DPO) est Arnaud Buffet. Il peut être contacté à l'adresse Wielewaallaan 44, 1850 Grimbergen, ou par e-mail à info@absolute-agency.be.
Coordonnées
Pour toute question et/ou réclamation, notamment quant au caractère clair et accessible de la présente politique, l'utilisateur peut contacter le responsable du traitement :
- par e-mail : info@absolute-agency.be
- par courrier : Wielewaallaan 44, 1850 Grimbergen
Droit applicable et juridiction compétente
La présente politique est régie par le droit national du lieu d'établissement principal du responsable du traitement.
Tout litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution de la présente politique sera soumis aux juridictions de ce droit national.
Dispositions diverses
Le responsable du traitement se réserve le droit de modifier à tout moment les dispositions de la présente politique. Les modifications seront publiées avec une mention de leur date d'entrée en vigueur.
La présente version de la politique date du 20/05/2020.